Rekisterin ylläpitäjä
Yrityksen nimi: Vilma Sisko Siivonen
Brändinimi: Vilma Vitality
NIF: ESY5425617T
Postiosoite: LG La Lloba 22, 33459 Espanja
Rekisterin yhteyshenkilö
Vilma Sisko Siivonen [email protected]
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde (sopimus), lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpito) sekä käyttäjän antama suostumus (markkinointiviestintä).
Mikä on tietojen keräämisen tarkoitus? Rekisterin henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito: Valmennuspalveluiden toteuttaminen, ajanvarausten hallinta ja asiakasviestintä.
Valmennuksen yksilöinti ja turvallisuus: Terveys- ja elämäntapatietojen analysointi yksilöllisen, turvallisen ja tehokkaan ravinto- ja elämäntapavalmennuksen laatimiseksi (koskee vain valmennusasiakkaita).
Markkinointiviestintä: Uutiskirjeiden, oppaiden ja markkinointimateriaalien lähettäminen sähköpostitse käyttäjän antaman suostumuksen perusteella.
Palvelun kehittäminen: Markkinointitutkimusmateriaalin hyödyntäminen ja palautteiden kerääminen palvelun laadun parantamiseksi.
Rekisterin sisältö
Markkinointirekisteriin kerätään etunimi ja sähköpostiosoite. Valmennusasiakkailta kerätään lisäksi tarvittavat yhteystiedot (esim. puhelinnumero), laskutustiedot sekä kohdassa 'Erityiset henkilötietoryhmät' mainitut terveydentilaan liittyvät tiedot
Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietojasi vain sen ajan, joka on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:
Markkinointilista: Tietoja säilytetään niin kauan, kunnes henkilö peruuttaa tilauksensa tai pyytää tietojensa poistamista.
Valmennusasiakkaat: Valmennukseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen keston ajan ja sen jälkeen tarvittava aika mahdollisten reklamaatioiden hoitamiseksi.
Kirjanpitoaineisto: Laskutukseen liittyvää aineistoa säilytetään Espanjan lainsäädännön (Ley de Auditoría de Cuentas) ja kirjanpitovelvoitteiden mukaisesti (yleensä 6 vuotta).
Lisäksi:
Sähköpostilistalla olevien sähköpostiviestit
Sivuston käyttäjien suostumukset
Asiakassuhteen ylläpitoon tarvittavat tiedot
Verkkokurssille osallistuneiden yksilöity käyttäjätunnus ja salasana
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja luovutetaan seuraaville palveluntarjoajille, jotka mahdollistavat palvelun toteuttamisen:
MailerLite: Sähköpostimarkkinointi ja asiakasviestintä.
Stripe: Maksujen välitys ja laskutus.
Google Cloud / Google Drive: Digitaalisten aineistojen säilytys, alkuhaastattelulomakkeiden hallinta ja valmennusmateriaalien arkistointi.
WhatsApp (Meta Platforms, Inc.): Päivittäinen valmennustuki, pikaviestintä ja ohjeistus.
InBody: Kehonkoostumusdatan analysointi ja säilytys.
Calendly / TidyCal / Google Meet: Ajanvarausten hallinta ja etätapaamiset.
Osa käytetyistä palveluntarjoajista (kuten Google, Stripe ja WhatsApp) saattaa säilyttää tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolella. Varmistamme, että näissä tapauksissa käytetään EU-komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muuta laillista siirtomekanismia tietosuojan tason varmistamiseksi.
Erityiset henkilötietoryhmät ja terveystiedot
Valmennuspalvelun toteuttaminen edellyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) 9 artiklan mukaisten erityisten henkilötietoryhmien käsittelyä.
Käsiteltävät tiedot: Käsittelemme asiakkaan terveyteen ja hyvinvointiin liittyviä tietoja, kuten sairaushistoriaa, lääkitystä, kuukautiskiertoa, elämäntapoja (uni, stressi, ravitsemus), kehonkoostumusmittauksen tuloksia (InBody) sekä valmennuksen aikana syntyvää seurantadataa ja WhatsApp-viestintää. Raskausajan verensokerivalmennuksessa käsitellään lisäksi asiakkaan itsensä seuraamia ja toimittamia verensokeriarvoja, glukoositasoja sekä niihin liittyviä oire- ja ateriahavaintoja.
Käsittelyn peruste: Näitä tietoja käsitellään ainoastaan asiakkaan nimenomaisella ja vapaaehtoisella suostumuksella (GDPR 9 art. 2 kohta a-alakohta), joka annetaan esitietolomakkeen täyttämisen, valmennussopimuksen hyväksymisen tai erillisen viestintäsuostumuksen yhteydessä ennen valmennuksen aloittamista. Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.
Käsittelyn tarkoitus: Tietoja käytetään yksilöllisen ja turvallisen ravinto- ja elämäntapavalmennuksen suunnitteluun, metabolisen tilan analysointiin sekä edistymisen seurantaan.
WhatsApp-viestintä ja tietoturva: Päivittäisessä valmennustuessa ja verensokeriarvojen seurannassa käytetään WhatsApp-pikaviestintäpalvelua (Meta Platforms, Inc.), jossa asiakas voi omalla suostumuksellaan lähettää verensokeridataa (esim. kuvakaappauksia sensorisovelluksista tai käsin kirjoitettuja tuloksia) valmentajalle.
WhatsApp hyödyntää päästä päähän -salausta (end-to-end encryption), mikä tarkoittaa, että viestit ovat suojattuja siirron aikana. Rekisterinpitäjä huolehtii oman laitteensa suojauksesta (lukitus, biometrinen tunnistus). Asiakasta kuitenkin tiedotetaan siitä, että kolmannen osapuolen pikaviestisovellusten käyttöön liittyy aina tietoturvariskejä (esimerkiksi laitteiden omien varmuuskopioiden kautta pilvipalveluihin, kuten iCloud tai Google Drive, siirtyvä data), ja asiakas vastaa oman laitteensa ja sovelluksensa suojauksesta.
Säilytys ja suojaus: Terveystietoja säilytetään erillään yleisestä markkinointirekisteristä suojatussa pilvipalvelussa (Google Cloud EMEA), joka on suojattu kaksivaiheisella tunnistautumisella (2FA). Tietoja käsittelee ainoastaan valmentaja, ja niitä säilytetään vain valmennussuhteen hoitamisen kannalta välttämättömän ajan. WhatsApp-viestihistoria ja asiakkaan lähettämät verensokeritiedot poistetaan aktiivisesti viestitse tapahtuvasta valmennusympäristöstä viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluttua kyseisen valmennusjakson päättymisestä, ellei lainsäädäntö tai osapuolten välinen sopimus velvoita säilyttämään niitä pidempään.
Rekisterin tietolähteet
Säännönmukaiset tietolähteet ovat:
Henkilön oma ilmoitus: Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään uutiskirjeen tilaamisen, maksuttomien materiaalien lataamisen, valmennukseen hakeutumisen (hakulomakkeet) tai valmennussuhteen alkamisen (alkuhaastattelu ja esitietolomakkeet) yhteydessä.
Valmennusprosessi: Valmennussuhteen aikana syntyvät tiedot, kuten asiakkaan toimittamat kehonkoostumusmittauksen (InBody) tulokset, ravintopäiväkirjat sekä WhatsApp-tuen tai muun viestinnän yhteydessä annetut tiedot.
Verkkosivusto: Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot sivuston käytöstä (mikäli käytössä on analytiikkaa).
Rikkomuksista ilmoittaminen
Valitettavasti mikään internetin tiedonsiirtomenetelmä tai sähköinen tallennusmuoto ei ole täysin turvallinen. Vilma Siivonen ei pysty takaamaan 100 % turvallisuutta, mutta sitoutuu käyttämään alallaan yleisesti hyväksyttyjä turvakäytäntöjä (kuten kaksivaiheista tunnistautumista käytössä olevissa järjestelmissä) tietojen suojaamiseksi.
Mikäli yrityksen tietoon tulee tietoturvarikkomus, se ilmoittaa siitä asianosaisille käyttäjille mahdollisimman pian, jotta he voivat tehdä tarvittavat suojaustoimenpiteet. Yritys sitoutuu ilmoittamaan asiakkailleen kaikista heidän tietojaan koskevista turvallisuusasioista ja tarjoamaan tarvittavat tiedot lakisääteisten ilmoitusvelvollisuuksien täyttämiseksi.
Käyttäjän velvollisuudet
Käyttäjän tulee itse varmistaa omien tilien tietoturva sekä turvallisuus käyttämällä riittävän monimutkaisia salasanoja, vaihtamalla ne säännöllisesti sekä säilyttämällä niitä asianmukaisesti. Käyttäjän on myös itse varmistettava omien laitteiden turvallisuus.
Käyttäjän oikeudet
Sivustojen käyttäjällä on seuraavat oikeudet:
Tiedonsaantioikeus
Käsittelyn rajoittamisen -oikeus
Korjausoikeus
Oikeus tulla unohdetuksi
Suostumuksen peruuttamisen -oikeus
Tietojen siirto-oikeus
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, Espanjassa AEPD), mikäli hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa lainsäädäntöä
Linkit kolmansien osapuolien verkkosivuille
Maksuttomat oppaat sekä viikkokirjeet voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille. Linkitetyt verkkosivustot eivät ole yrityksen hallinnassa, eikä se vastaa kolmansien osapuolten verkkosivustojen sisällöstä tai verkkosivustojen sisältämistä linkeistä. Osa linkeistä voi olla ns. affiliate-linkkejä, joiden kautta yritys saa myyntiprovisioita.
Evästeet
Käytämme sivustollamme evästeitä käyttökokemuksen parantamiseen, analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen. Käyttäjällä on mahdollisuus hyväksyä, hylätä tai muokata evästeasetuksiaan sivustolle saavuttaessa näytettävän evästebannerin kautta. Lisätietoja evästeiden hallinnasta löydät selaimesi asetuksista.
Yritys käyttää:
Kirjautumis- ja toimintaeväste (esimerkiksi asetusten tallentaminen kirjautumisen yhteydessä) Analyysievästeet (Google Analytics, tiedon avulla yritys parantaa sivuston toimivuutta) Kohdistetut- tai mainosevästeet (Facebook ja Google, mainonnan kustannustehokas käyttö, eivät sisällä henkilötietoja)
Sinulla on oikeus poistaa evästeet sekä estää niiden käyttö oman selaimesi avulla. Jos et hyväksy evästeiden käyttämistä sivustolla, sivuston käyttäminen tulee lopettaa.
Lisätietoja
Rekisteriin liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostilla [email protected]
Rekisteriseloste ja tietosuoja päivitetty GDPR:n vaatimusten mukaisesti 19.06.2026
